Этот вид делового общения существует для решения и обсуждения вопросов внутри компании. На совещании не только ставятся задачи и выслушиваются отчеты о работе подчиненных, но также и коллективно разрабатываются методы преодоления сложившихся трудностей. Умело спланированная и проведенная беседа может стать стимулом для подчиненных: производительность труда увеличится.
Различные виды совещаний
Сегодня существует множество вариантов осуществления данного мероприятия. Различия обусловлены преследуемой целью:
- учебное (в основе лежит задача дать работникам новые знания, которые необходимы для исполнения служебных обязанностей);
- разъединительное (детальное пояснение принятых руководством решений с оглашением мотивов);
- проблемное (проговаривание проблем фирмы и поиск путей их преодоления);
- информационное (используется в качестве получения мнения от коллег о той или иной трудности).
Проведение деловых совещаний (переговоров) направлено на устранение проблем и по природе своей носит созидательный характер, в какой бы форме оно не происходило.
Подготовка к коллективному общению
Руководитель обязан хорошо продумать круг рассматриваемых вопросов и желаемый результат. Недостаточно четкая тема обсуждения негативно сказывается на общем настроении сотрудников. Также проведение переговоров и совещаний не может успешно состояться без предварительного продумывания повестки дня. Лучше сначала решить более простые вопросы, а потом переходить к сложным. Легкость принятия решения подбодрит сотрудников и обсуждение действительно важного момента будет проходить при более живой дискуссии. Если руководитель будет оперировать документами, то лучше ознакомить с ними подчиненных заранее. Ровно также, как и предупреждать о предстоящем мероприятии лучше за несколько дней. И последнее — избегайте душных или холодных помещений, обстановка должна максимально соответствовать рабочей атмосфере.
Порядок осуществления деловой беседы
Точно в заранее назначенное время заседание должно начаться. Руководитель кратко излагает тему и повестку дня, после чего начинается рассмотрение предлагаемых вопросов. Если организация проведения совещаний и переговоров проведена должным образом, то все сотрудники будут одинаково включены в диалог, понимая, что принятые решения будут отражаться и нах в том числе. В конце беседы руководство должно подвести итоги и закончить мероприятие на хорошей новости. Успех во многом будет зависеть и от манеры общения руководителя с подчиненными, если в организации царит напряженная и тоталитарная атмосфера, то результативность коллективного обсуждения будет на низком уровне. А именно командный способ преодоления проблемы является сегодня приоритетным, так как приносит самые эффективные результаты. Если придерживаться вышеописанных правил при беседах, то можно не беспокоиться о хорошей производительности труда и хорошем эмоциональном состоянии сотрудников.